Ist-Anayse der Verwaltungsorganisation

Der erste Schritt, um die Schwachstellen aber auch die Potenziale der Verwaltungsorganisation zu erkennen, ist eine Organisationsanalyse. Die Analyse kann sich grundsätzlich auf zwei Bereiche der Organisation erstrecken.

• Bezieht sie sich auf die Aufbauorganisation, so setzt sie sich mit der Struktur der Organisation hinsichtlich der Stellen, ihrer hierarchischen Beziehungen (Organigramm) und der von den Stellen wahrgenommenen Aufgaben auseinander.

• Orientiert sie sich an der Ablauforganisation, so sind die in der Verwaltung ablaufenden Geschäftsprozesse Gegenstand der Organisationsanalyse.

Optimierung der Verwaltungsorganisation

Im Zuge der Organisationsoptimierung setzt die GAVIA für ihre Kunden unterschiedliche Ziele um, darunter ...

• Festlegung von Umfang und Qualität der zukünftig von der Verwaltung wahrzunehmenden Aufgaben (Basis: Aufgabenkritik)

• Optimierung der Aufgabenstruktur, Festlegung des zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Personals.

• Optimierung des Organigramms, hierdurch Sicherstellung, dass auch bei reduziertem Personalbestand die Aufgaben vollumfänglich in der gewünschten Qualität erbracht werden; in diesem Zusammenhang: Überarbeitung und Optimierung der Stellenbeschreibungen.

• Optimierung der Geschäftsprozesse der Verwaltung, insbesondere der Handlungsabfolgen, der Beschaffenheit der Arbeitsergebnisse (Qualität der Verwaltungsprodukte) und der Schnittstellen zu anderen Verwaltungsprozessen.

Wesentliches Gestaltungsmerkmal einer fundierten Organisationsanalyse ist die direkte Einbeziehung aller Mitarbeiter des untersuchten Verwaltungsbereiches. Besonders das Instrument Workshop, auf dem die Stelleninhaber ihre unmittelbaren Erfahrungen und Kritik einbringen, hat sich als besonderes wirkungsvoll bei der Organisationsanalyse erwiesen.

Eine umfassende Organisationsanalyse und -optimierung wurde durch die GAVIA bereits in mehreren öffentlichen Körperschaften durchgeführt. Im Ergebnis konnten Verwaltungsprozesse gestrafft, der Personaleinsatz optimiert und Arbeitsergebnisse signifikant verbessert werden.

Entwicklung prozessorientierter Verwaltungsstrukturen

Die öffentliche Verwaltung sieht sich einem erhöhten Druck hinsichtlich Kosten- und Leistungseffizienz ausgesetzt. Um dieser Entwicklung zu begegnen, kommen in zunehmendem Maße betriebswirtschaftliche Instrumente in der öffentlichen Verwaltungsarbeit zum Einsatz. Ein wesentliches Element stellt dabei die prozessorientierte Sichtweise der Verwaltungsarbeit dar. Nicht mehr die Aufgabe steht im Mittelpunkt der Organisationsgestaltung, sondern die Art und Weise der Aufgabenerfüllung.

Die GAVIA unterstützt ihre Kunden bei der Neuausrichtung der Verwaltungsorganisation von einer rein aufgabenorientierten hin zu einer prozessorientierten Arbeitsweise. Hierzu werden die wesentlichen Geschäftsprozesse der Verwaltung in einem ersten Schritt identifiziert, anschließend in Workshops gemeinsam mit den prozessbeteiligten Mitarbeitern analysiert und hinsichtlich Arbeitsabfolge, Schnittstellen, verwendeter Arbeitsmittel und den Anforderungen an das Arbeitsergebnis optimiert. Der gesamte Prozess wird in standardisierten Format dokumentiert und als einheitliches Dokument allen Mitarbeitern zugänglich gemacht.

Implementierung überarbeiteter Geschäftsprozesse

Die sich anschließende Implementierung der überarbeiteten Geschäftsprozesse, die im Rahmen eines intensiven Coachings der Mitarbeiter erfolgt, ist abgeschlossen, wenn alle Arbeitsabläufe und Arbeitsergebnisse in der gewünschten Qualität vorliegen. Die prozessorientierte Sichtweise der Verwaltungsabläufe wird sich in den kommenden Jahren immer stärker durchsetzen, sie stellt die Grundlage für die weiteren Entwicklungsschritte einer zukunftsweisenden Verwaltung dar.

Die GAVIA hat für ein komplettes Amt sowie ausgewählte Sachgebiete vollständig prozessorientierte Organisationsstrukturen entwickelt und implementiert.

Einführung von Informations- und Managementsystemen

Als Kernpunkt der Entwicklung und Implementierung zukunftsorientierter Verwaltungsstrukturen bieten wir unseren Kunden ein softwaregestütztes Steuerungssystem an.

Das Steuerungssystem ist als ERP Software ausgelegt, das alle Organisationsbereiche und deren Mitarbeiter miteinander vernetzt. Das Steuerungssystem ist für unterschiedliche Verwaltungsbereiche entwickelt worden und wird in mehreren öffentlichen Körperschaften mit großem Erfolg eingesetzt.

Das Steuerungssystem zeichnet sich u. a. durch folgende Eigenschaften aus ...

• Bereitstellung einer einheitlichen, tagesaktuellen und permanent verfügbaren Informationsbasis sowie umfangreicher Möglichkeiten für eine kennzahlenbasierte Steuerung der Geschäftsprozesse.

• Automatisierte Integration einer softwaregestützten Kosten- und Leistungsrechnung für den Verwaltungsbereich sowie Optimierung und Vernetzung aller Geschäftsprozesse des Verwaltungsbereiches.

• Möglichkeit der direkten Anbindung an ein zentrales Controlling der Kommune.

Durch die Einführung des softwaregestützten Steuerungssystems in mehreren Körperschaften kann von uns belegt werden, dass die Arbeitsabläufe beschleunigt, die Qualität der Arbeitsergebnisse signifikant verbessert sowie die Leistungseffizienz und die Transparenz des Verwaltungsbereiches erheblich gesteigert wurde. Das Steuerungssystem unterstützt die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und wird von ihnen als deutliche Unterstützung empfunden.

Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

Die detaillierte Kenntnis der Kostenstrukturen eines Verwaltungsbereiches stellt die Grundlage für effizientes und wirtschaftliches Handeln dar. Um dieses zu erreichen, sind für einzelne Verwaltungsbereiche dezentrale Kosten- und Leistungsrechnungen zu entwickeln und einzuführen.

Im Ergebnis ist es dann möglich, die Leistungen der Verwaltung monetär zu bewerten. Die GAVIA unterstützt ihre Kunden bei der Einführung von KLR Systemen, indem sie folgende Leistungen durchführt ...

• Erarbeitung eines neuen bzw. Verifizierung eines vorhandenen Produktkataloges.

• Inhaltliche Erarbeitung einer dreistufigen Kosten- und Leistungsrechnung bestehend aus Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung inkl. Betriebsabrechnungsbogen und Kostenträgerrechnung.

• EDV gestützte Realisierung der KLR.

• Entwicklung eines Systems von Kostenkennzahlen.

Organisation der kommunalen Gemeinschaftsarbeit

Im Zuge der anhaltenden Diskussion über die Zusammenlegung von Gebietskörperschaften bzw. die Schaffung größerer Einheiten in der Verwaltung oder bei kommunalwirtschaftlichen Einrichtungen, sind viele kommunale Körperschaften zu der Überzeugung gelangt, dass eine aktive und vorausschauende Planung und Gestaltung dieses Themas von Vorteil ist. Um nicht von der zukünftigen Entwicklung überrascht zu werden und ggf. unter Zwang handeln zu müssen, werden bereits jetzt mögliche Felder einer kommunalen Gemeinschaftsarbeit untersucht bzw. konkrete Projekte angeschoben.

Synergiepotenziale identifizieren

Die GAVIA unterstützt ihre Kunden bei diesem Prozess, indem sie die Synergiepotenziale einer möglichen Kooperation bestimmt, Variantenvergleiche möglicher Lösungsansätze erstellt und gemeinsam mit den Partnern die wirtschaftlichste Lösung ermittelt. Ergebnis eines solchen Projektes ist ein detailliertes, umsetzungsreifes Konzept einschließlich Zeit- und Maßnahmenplan, das unmittelbar zur Anwendung gelangt oder die Kunden in die Lage versetzt, im Bedarfsfall auf jedwede Entwicklung schnell reagieren zu können.

Die unmittelbare und kontinuierliche Einbeziehung der höchsten Entscheidungsträger der Kommune in den gesamten Entwicklungsprozess hat sich bei Projekten dieser Art als besonders erfolgreicher Ansatz erwiesen.

Entwicklungskonzepte für kommunale Unternehmen

Den Kommunen stehen für die Durchführung ihrer Aufgaben entsprechend der Ausgestaltung der landesrechtlichen Regelungen unterschiedliche Organisationsformen zur Verfügung. Diese reichen von rein hoheitlichen Organisationsformen (Regiebetrieb, Eigenbetrieb) bis zu rein privatwirtschaftlichen Organisationen (GmbH), mit ihren jeweils spezifischen Vor- und Nachteilen.

Die Wahl der Organisationsform hängt entscheidend davon ab, welche Zielstellungen von den Kommunen verfolgt werden. Durch öffentlichen und politischen Druck auf der Kosten- und Qualitätsseite ist es für die Kommunen zunehmend erforderlich, die bestehende Organisationsform einer Prüfung zu unterziehen und ggf. in neue Formen zu überführen. Vor diesem Hintergrund diskutieren viele Kommunen alternative Organisationsformen für ihre wirtschaftlichen Unternehmungen.

Innovative Organisationsmodelle durchsetzen

Die GAVIA unterstützt ihre Kunden inhaltlich und argumentativ bei diesem Diskussionsprozess und der Durchsetzung neuer Organisationsmodelle im politisch parlamentarischen Raum. Die GAVIA analysiert die Schwächen des gegenwärtigen Organisationsmodells, stellt Alternativen vergleichend gegenüber und konfiguriert einen Lösungsansatz, der diese Schwächen überwindet. Hierbei werden neben der Organisations- und Kostenstruktur, die Organe und ihre Handlungsspielräume sowie die für die neue Organisationsform erforderlichen zusätzlichen Kompetenzprofile festgelegt.

Die GAVIA erarbeitet einen Zeit- und Maßnahmeplan für den Umwandlungsprozess und begleitet ihre Kunden bei allen inhaltlichen und formalen Veränderungen des Wechsels der Organisationsform.