Der erste Schritt, um die Schwachstellen aber auch die Potenziale der Verwaltungsorganisation zu erkennen, ist eine Organisationsanalyse. Die Analyse kann sich grundsätzlich auf zwei Bereiche der Organisation erstrecken. Bezieht sie sich auf die Aufbauorganisation, so setzt sie sich mit der Struktur der Organisation hinsichtlich der Stellen, ihrer hierarchischen Beziehung (Organigramm) und der von den Stellen wahrgenommenen Aufgaben auseinander. Orientiert sie sich an der Ablauforganisation, so sind die in der Verwaltung ablaufenden Geschäftsprozesse Gegenstand der Organisationsanalyse.

Im Zuge der Organisationsoptimierung setzt die GAVIA für ihre Kunden unterschiedliche Ziele um:

Wesentliches Gestaltungsmerkmal einer fundierten Organisationsanalyse ist die direkte Einbeziehung aller Mitarbeiter des untersuchten Verwaltungsbereiches. Besonders das Instrument Workshop, auf dem die Stelleninhaber ihre unmittelbaren Erfahrungen und Kritik einbringen, hat sich als besonderes wirkungsvoll bei der Organisationsanalyse erwiesen.

Eine umfassende Organisationsanalyse und -optimierung wurde durch die GAVIA bereits in mehreren öffentlichen Körperschaften durchgeführt. Im Ergebnis konnten Verwaltungsprozesse gestrafft, der Personaleinsatz optimiert und Arbeitsergebnisse signifikant verbessert werden.